LES BONNES PRATIQUES OUTLOOK

Microsoft Outlook est un outil puissant qui combine messagerie, calendriers, contacts et gestion des tâches en un seul endroit. Pour optimiser son utilisation et rester organisé, vous trouverez ci-dessous le résumé de toutes les bonnes pratiques à adopter pour utiliser Outlook comme un pro :

Messagerie : Optimisez votre gestion des e-mails

1. Règle du « Inbox Zero » : Triez vos e-mails dès réception, supprimez, archivez ou transférez, manuellement, par action rapide ou à partir de règles. Objectif : se concentrer sur l’essentiel.

2. Nettoyez votre boîte de réception : Utilisez la fonction Nettoyer pour supprimer rapidement les e-mails redondants dans une conversation.

3. Utilisez les dossiers et les catégories : Classez vos e-mails dans des dossiers pertinents et utilisez les Catégories pour les identifier rapidement.

4. Définissez des règles : Automatisez le tri de vos e-mails en créant des Actions ou étapes rapides ou des Règles pour les déplacer automatiquement vers les bons dossiers.

5. Activez les notifications intelligentes : Limitez les distractions en configurant les Notifications uniquement pour les messages importants.

6. Utilisez l’option Différer l’envoi : Programmez l’envoi de vos e-mails à des heures stratégiques grâce à l’option Différer l’envoi.

7. Archivez régulièrement : Gardez votre boîte de réception légère et réactive en déplaçant les anciens messages dans des Archives.

8. Personnalisez votre signature : Ajoutez une Signature professionnelle à vos e-mails pour renforcer votre image.

9. Utilisez les réponses rapides : Rédigez et envoyez des réponses prédéfinies grâce aux Modèles et aux Blocs QuickPart pour gagner du temps.

Calendriers : Maîtrisez la gestion de votre temps

1. Créez des calendriers partagés : Collaborez efficacement avec votre équipe en partageant vos calendriers.

2. Utilisez les catégories de couleur : Différenciez facilement vos rendez-vous personnels et professionnels grâce aux Catégories.

3. Programmez des rappels : Ne manquez jamais un événement important en activant les Rappels.

4. Bloquez des plages horaires : Réservez du temps pour des tâches importantes en bloquant des plages horaires dans votre agenda, et avec une périodicité si nécessaire. Sachez également Définir vos heures de travail et paramétrer vos Absences.

5. Synchronisez tous vos appareils : Assurez-vous que votre calendrier est accessible depuis tous vos appareils en activant la Synchronisation.

6. Ajoutez des détails aux événements : Fournissez des informations complètes, comme des lieux ou des liens de réunion lorsque vous Créer un événement.

7. Utilisez les invitations à des événements : Envoyez des invitations pour coordonner des réunions avec plusieurs participants.

8. Vérifiez les disponibilités : Utilisez la fonctionnalité Assistant de planification pour choisir le meilleur moment pour une réunion.

Contacts : Gérez vos relations efficacement

1. Créez des groupes de contacts : Facilitez l’envoi d’e-mails à plusieurs personnes avec des groupes ou des listes de contacts.

2. Ajoutez des notes aux contacts : Conservez des informations importantes sur vos contacts, comme des préférences ou des dates importantes.

3. Synchronisez vos contacts : Assurez-vous que vos contacts sont sauvegardés et accessibles sur tous vos appareils avec la Synchronisation.

4. Mettez à jour régulièrement : Supprimez les doublons et corrigez les informations obsolètes avec l’outil Nettoyer les contacts.

5. Ajoutez une photo à vos contacts : Identifiez plus facilement vos interlocuteurs en ajoutant leurs photos.

6. Classez avec des catégories : Utilisez des Catégories pour organiser vos contacts (par exemple, « Clients », « Collègues », « Fournisseurs »).

7. Sauvegarder régulièrement vos contacts en format CSV pour éviter les pertes de données.

Tâches : Restez organisé-e et productif-ve

1. Créez des listes de tâches : Utilisez la fonctionnalité Tâches pour organiser vos priorités.

2. Définissez des échéances : Ajoutez des dates limites pour chaque tâche afin de respecter vos délais.

3. Catégorisez vos tâches : Utilisez des Catégories de couleur pour hiérarchiser vos tâches.

4. Utilisez les rappels : Configurez des Rappels pour ne pas oublier vos tâches importantes.

5. Synchronisez avec To Do : Intégrez Outlook avec Microsoft To Do pour une gestion optimale.

6. Créez des sous-tâches : Divisez les grandes tâches en étapes plus petites pour un suivi plus précis.

7. Marquez les tâches comme terminées : Gardez une trace de vos réalisations pour évaluer vos progrès avec la Gestion des tâches.

8. Intégration avec le calendrier : Affichez vos tâches dans le calendrier pour visualiser votre charge de travail en les faisant glisser.

9. Collaboration : Assignez des tâches à des collègues et suivez leur statut (A faire, En cours, Terminé).

En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez tirer pleinement parti de Microsoft Outlook pour gérer votre travail et vos responsabilités quotidiennes. 

Toutes les bonnes pratiques Outlook :

• Affecter des personnes à des tâches

• Afficher plusieurs calendriers en même temps dans Outlook

• Afficher, masquer le champ Cci dans Outlook

• Ajouter des images ou joindre des fichiers à des e-mails dans Outlook

• Ajouter ou supprimer des notifications ou des rappels dans Outlook

• Ajouter un compte de messagerie à Outlook

• Ajouter, rechercher, modifier ou supprimer un contact dans Outlook

• Archivage dans Outlook

• Archiver automatiquement des anciens éléments dans Outlook

• Archiver manuellement des éléments dans Outlook

• Arrêter le traitement d’autres règles dans Outlook

• Automatiser les tâches courantes ou répétitives avec les étapes rapides dans Outlook

• Bloquer un expéditeur de courrier

• Boîte de réception Prioritaire pour Outlook

• Comment effectuer une recherche dans Outlook

• Composants rapides ou blocs QuickPart dans Outlook

• Configurer des règles dans Outlook

• Création de calendriers supplémentaires dans Outlook

• Créer des tâches avec To Do dans Outlook

• Créer et ajouter une signature électronique dans Outlook

• Créer et attribuer des catégories de couleurs dans Outlook

• Créer et Planifier une réunion ou un événement dans Outlook

• Créer un e-mail dans Outlook

• Créer un modèle de message électronique dans Outlook

• Créer, modifier ou supprimer une liste de contacts (ou un groupe de contacts) dans Outlook

• Définissez vos heures de travail et votre lieu de travail dans Outlook

• En savoir plus sur les Groupes dans Outlook

• Envoyer des réponses automatiques (absence du bureau) à partir d’Outlook

• Filtrer le courrier indésirable dans Outlook

• Gérer la taille de ma boîte aux lettres dans Outlook

• Gérer les contacts dans Outlook

• Gérer les contacts en double dans Outlook

• Gérer les destinataires suggérés dans les champs À, Cc et Cci dans Outlook

• Gérer les messages électroniques à l’aide de règles dans Outlook

• Gérer les tâches avec To Do dans Outlook

• Importer ou exporter des contacts dans Outlook

• Imprimer des messages, des calendriers ou d’autres éléments Outlook

• Imprimer les pièces jointes reçues dans des e-mails avec Outlook

• Introduction au Calendrier Outlook

• Modifier l’affichage de votre calendrier Outlook

• Modifier le format du message en HTML, au format Texte enrichi ou en texte brut dans Outlook

• Nettoyer votre boîte de réception dans Outlook

• Organiser la messagerie avec Outlook

• Ouvrir, enregistrer et modifier les pièces jointes reçues dans Outlook

• Partagez votre calendrier dans Outlook

• Planifier des événements dans Outlook

• Prise en main de la nouvelle version d’Outlook

• Récapitulatif des réunions avec Outlook

• Récupérer et restaurer des éléments supprimés dans Outlook

• Réduire la taille des pièces jointes pour envoyer des fichiers volumineux avec Outlook

• Répondre à un message ou le transférer avec Outlook

• Restaurer ou récupérer un contact supprimé dans Outlook

• Retarder ou planifier l’envoi de messages électroniques dans Outlook

• Suivre une réunion dans Outlook

• Synchronisations Outlook : ce que vous pouvez et ne pouvez pas synchroniser

• Toujours vérifier l’orthographe avant d’envoyer un message

• Trier les messages électroniques dans Outlook

• Utilisation de Microsoft To-Do avec les tâches Outlook

• Utiliser des catégories dans Outlook

• Utiliser des dossiers de recherche pour rechercher des courriers ou d’autres éléments Outlook

• Utiliser des règles pour créer un message d’absence du bureau

• Utiliser des règles pour transférer automatiquement des messages

• Utiliser l’Assistant de Planification pour trouver des heures de réunion

• Utiliser le nettoyage de conversation pour supprimer les messages redondants dans Outlook